Atlas gebruikt je persoonsgegevens om je snel en correct verder te helpen. Dat zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, zoals je naam of je adres. Atlas volgt hierbij de Europese wet.
Hoe verzamelt Atlas gegevens?
Ben je een nieuwkomer? Atlas krijgt sommige officiële gegevens van de overheid, zoals je adres om je uit te nodigen voor een inburgeringstraject.
Je deelt in veel situaties ook zelf je gegevens met Atlas:
• je schrijft je in voor een nieuwsbrief
• je telefoneert of mailt met een medewerker
• je volgt een opleiding bij Atlas
• je organisatie werkt samen met Atlas
• je maakt een afspraak
• je aanvaardt cookies op onze website
• …
Waarvoor gebruikt Atlas je persoonsgegevens?
Atlas gebruikt alleen de informatie die nodig is om je verder te helpen met je vraag. Met deze informatie kan Atlas je bijvoorbeeld:
• contacteren voor je inburgeringstraject
• inschrijven voor de Nederlandse les
• uitnodigen voor een vorming
Atlas stuurt je persoonsgegevens door naar de juiste Atlas-collega.
Met wie deelt Atlas je persoonsgegevens?
We werken veel samen met andere overheden en sociale diensten. De belangrijkste partners waarmee we je persoonsgegevens delen zijn VDAB, OCMW, Woonhaven Antwerpen, stad Antwerpen, het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS, AHOVOKS E4 en E4 AHOVOKS) en de scholen waar Nederlandse les wordt gegeven.
Dat doen we alleen als het nodig is voor je vraag. Ook onze partners moeten je persoonsgegevens beschermen.
Voor de specifieke privacyverklaring van de agentschappen inburgering en integratie over de uitwisseling van persoonsgegevens inburgering en NT2, lees hier.
Hoelang bewaart Atlas je persoonsgegevens?
Heeft Atlas je persoonsgegevens niet meer nodig? Dan wissen we de informatie die we niet meer gebruiken. Andere gegevens blijven we bewaren, bv. informatie over je inburgeringstraject. Zo kunnen we altijd een kopie van je attest geven. Hiervoor volgen we de archiveringsregels van stad Antwerpen en van Vlaanderen volgens het besluit lokaal bestuur.
Wat kan je ook zelf doen om je gegevens veilig te houden?
Let op voor phishing en identiteitsfraude.
Heb je vragen?
Contacteer onze externe Data Protection Officer of DPO via atlas.dpo@antwerpen.be.
Je kan je gegevens zien en verbeteren. Je kan de gegevens die Atlas niet verplicht moet bewaren, ook laten wissen.
Wat is Atlas - vzw integratie & inburgering Antwerpen
Atlas is een vereniging zonder winstoogmerk (vzw), een extern verzelfstandigd agentschap (EVA) en een expertisecentrum voor diversiteit en inburgering. Atlas voert namens stad Antwerpen het Vlaamse inburgerings- en integratiebeleid uit. Atlas biedt informatie en ondersteuning aan anderstalige nieuwkomers en organisaties uit de stad Antwerpen.
Atlas biedt inburgeringstrajecten aan en geeft informatie over lessen en oefenkansen voor Nederlands, begeleidt minderjarige nieuwkomers naar scholen en organiseert activiteiten rond diversiteit. Daarnaast heeft Atlas een dienst Sociaal tolken en Vertalen en informeert zij over het ruime migratierecht. Atlas ondersteunt organisaties bij vragen over etnisch-culturele diversiteit en taalbeleid voor anderstaligen. En Atlas voert ook meerdere projecten uit.
De taken van Atlas staan in het inburgeringsdecreet, dat is een Vlaamse wet over het integratie- en inburgeringsbeleid van 7 juni 2023.
Wat is GDPR?
De GDPR, voluit de General Data Protection Regulation of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Europese wetgeving rond de verwerking van persoonsgegevens. Deze wetgeving legt regels vast over wat mag gebeuren met persoonlijke gegevens, welke procedures toegepast worden en hoe gegevens beschermd worden.
De AVG is van toepassing op iedereen die persoonsgegevens verwerkt. Dat wil zeggen dat iedereen die persoonsgegevens verzamelt, structureert, opslaat, wijzigt, raadpleegt, doorstuurt, verspreidt, wist of een andere actie met die gegevens doet, die regels moet volgen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de diensten die wij aan jou leveren. Persoonsgegevens is alle informatie over een persoon die je direct of indirect kunnen identificeren.
Dit kunnen volgende gegevens zijn:
• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, enz.
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres, enz.
• Opleidingsgegevens
• Gegevens rond je deelname aan onze activiteiten en diensten
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, betalings- en facturatiegegevens
• Digitale gegevens: IP-adressen, cookies
Welke categorieën persoonsgegevens?
• Persoonlijke kenmerken zoals je geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, verblijfsrecht, geboortedatum, enz.
• Gevoelige persoonsgegevens worden extra beschermd in de wet en mogen enkel in specifieke omstandigheden gebruikt en verwerkt worden. Het komt weinig voor dat Atlas zo’n gegevens verwerkt en Atlas gebruikt ze alleen wanneer het nodig is om je verder te kunnen helpen. Het gaat bijvoorbeeld om gegevens waaruit ras, seksuele geaardheid, etnische afkomst, seksueel gedrag, politieke opvattingen, religieuze overtuiging, gezondheid, strafrechtelijke veroordelingen of lidmaatschap van een vakbond, een vakvereniging of gelijkaardige groepering blijkt.
• Bijzondere gegevens: Atlas gebruikt je rijksregisternummer voor haar kerntaken. Door je aan te melden als ouder of voogd bij de minderjarigenwerking van Atlas, geef je aan dat je toestemt om de persoonsgegevens van de minderjarige te gebruiken om een school te vinden.
• Betalings- en facturatiegegevens: deze gegevens worden bewaard om de bestelling te kunnen verwerken en betalingen correct uit te voeren en onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen na te komen.
• Navigatiegegevens: zoals IP-adres, datum en uur van bezoek, type domein waarmee je verbinding maakt met het internet, je voorkeuren, enz. Vind meer informatie in Atlas’ cookiebeleid en disclaimer.
• Apparaat ID gegevens: wifi: als je verbinding maakt met de gratis wifi van stad Antwerpen in de gebouwen van Atlas, worden je apparaat gegevens opgeslagen.
Via welke tools verzamelen wij gegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens op volgende manieren:
• in een gesprek met jou en één van onze diensten die identificatie doet en registreert in een klantvolgsysteem of klantafsprakensysteem (allis, Cosmo, CRS-P, JCC of Youcanbookme)
• via onze website en CMS (Drupal 10) via een contactformulier of cookies
• via evenementenregistratie (Eventbrite)
• via communicatieplatforms (Hootsuite, Whatsapp Business, briefwisseling)
• via administratieve tools (Exact, Cosmo, Allis, Naric platform)
• via educatieve platforms (Google for Education, Articulate)
• via documentenscanners (Genius Scan)
• via analytische software (Matomo Analytics)
• via Office 365 (Ms Forms, MS Lists)
• via camerabeveiliging (SQ Vision)
Doeleinden van de verwerking
Atlas heeft deze gegevens nodig om je zo goed mogelijk op maat verder te helpen. De persoonsgegevens worden bv. gebruikt om:
• je inburgeringstraject vorm te geven
• educatieve en integratiediensten en -activiteiten te leveren
• bestellingen te verwerken, betalingen correct uit te voeren, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen
• (project)subsidies te verantwoorden
• je inschrijvingen en betalingen te beheren
• onze diensten te verbeteren en klanttevredenheidsonderzoeken uit te voeren
• onze website te verbeteren met analytische tools
• nieuwsbrieven en updates te verzenden
• taaloefenkansen te organiseren en te faciliteren
• vormingen voor, werksessies en begeleiding voor je organisatie te organiseren
• een sociaal tolk te matchen
• advies te verlenen rond het ruime migratierecht op jouw vraag
• een aanbod Nederlands te matchen voor anderstaligen na het inburgeringstraject
• de civiele test uit te voeren
Als het doel bereikt is, houden we de persoonsgegevens in principe niet meer bij. Sommige documenten zoals facturen hebben een verplichte bewaartermijn in de wet. Nadat de bewaartermijn verloopt kan het ook dat we verplicht worden het document te archiveren voor een wettelijk bepaalde termijn, bv. een inburgeringsattest.
Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
• Toestemming: als je expliciet toestemming hebt gegeven voor een bepaalde verwerking zoals een foto maken en deze publiceren op de website.
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract.
• Wettelijke verplichting: wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Algemeen belang: wanneer de verwerking voortvloeit uit een opdracht van stad Antwerpen of Vlaanderen en door Atlas uitgevoerd moet worden.
Verwerking van je gegevens door derden
Wij maken gebruik van verschillende software en diensten om onze werkzaamheden te ondersteunen:
• Articulate: om de inhoud voor e-learnings te ontwikkelen
• Exact: voor boekhoudkundige en financiële administratie
• Cosmo: voor klantrelatiebeheer en projectmanagement
• allis (en E-depot): klantregistratiesysteem om bv. inburgeringsdossiers te beheren
• Matomo: om onze website en diensten te verbeteren
• DUSC: om de tolk- en vertaalopdrachten te beheren
• Platos: platform voor projectsubsidies van WSE Europa
• Office 365: voor e-mail en documentbeheer
• Atos Worldline en Bancontact: voor je betalingen
• Connective (e-signature) om documenten elektronisch te ondertekenen
• Google For Education: de Vlaamse tool om inburgeringscursussen te geven
• YouCAnBook me en JCC: voor het inboeken van afspraken met Atlasmedewerkers in te boeken
• Mailchimp: om nieuwsbrieven te verzenden
• Eventbrite: om evenementen en vormingen te plannen
• Voor de specifieke privacyverklaring van de agentschappen inburgering en integratie over de uitwisseling van persoonsgegevens inburgering en NT2, lees hier.
Je rechten
Atlas maakt geen gebruik van je persoonsgegevens voor geautomatiseerde beslissingen.
Je hebt de volgende rechten rond je persoonsgegevens:
• Recht op inzage: je kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op vergetelheid: je kan vragen om je persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: je kan vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: je kan vragen om je gegevens aan jezelf of een derde over te dragen.
• Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
Veiligheidsmaatregelen
Atlas neemt veiligheidsmaatregelen die mee de veiligheid van je persoonsgegevens garanderen zoals:
• Tweestapsverificatie: onze medewerkers loggen in op het netwerk via 2 verschillende identificaties.
• Toegangsbeveiliging: de gebouwen zonder klantopvolging worden afgesloten met badge-systemen. De computers in gebouwen met klantenwerkingen hebben sloten voor tijdelijke bewaring.
• Er is camerabewaking aan onze gebouwen.
• In het klantvolgsysteem van het inburgeringstraject (allis) loggen medewerkers in met de identiteitskaart.
• Er worden verwerkingsovereenkomsten afgesloten met externe verwerkers van Atlas.
• De medewerkers krijgen informatie over en zijn zich bewust van GDPR en informatieveiligheid.
• Printen in Atlas gebeurt via een beveiligd afdruksysteem. Versnipperaars worden actief gebruikt om documenten met persoonsgegevens te vernietigen.
• Computers zijn beveiligd met antivirussoftware. Besturingssysteem en software worden up- to-date gehouden.
• Op onze systemen is logging voorzien.
• Netwerkbeveiliging door o.a. firewalls en real-time monitoring.
DPO
De Data Protection Officer van Atlas is de functionaris voor gegevensbescherming. De DPO is de onafhankelijke expert die nakijkt of Atlas de privacyregels toepast en naleeft.
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van je persoonsgegevens kan je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via atlas.dpo@antwerpen.be. Soms heeft die een kopie van je identiteits- of verblijfskaart nodig om je te kunnen identificeren.
Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsauthoriteit.
Wijzigingen in de Privacyverklaring
Atlas kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. Wij raden je aan om regelmatig deze verklaring te raadplegen zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.
Het gebruik van cookies
Als je onze site bezoekt, krijg je de vraag of wij cookies mogen opslaan op je computer.
Wat?
Een cookie is een tekstbestand. De server van een website plaatst die cookie in de browser van je computer of op je mobiel apparaat wanneer je een website bezoekt. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren. Een cookie kan alleen een machine identificeren.
Welke cookies plaatsen we op je computer als je op “Alles aanvaarden” klikt?
We slaan technische cookies op die de site zelf gebruikt om optimaal te functioneren. De cookies die Atlas plaatst, worden onmiddellijk verwijderd na het gebruik van de website. Bijvoorbeeld: je hebt bij de vorige bezoeken aan de site iets veranderd aan de instellingen. Je hebt tijdens vorige bezoeken een formulier ingevuld met data.
We slaan ook cookies op die niet van de website zelf komen, maar wel van derden. Bijvoorbeeld: de optionele analytische Matomo-cookies die dienen om de prestaties en het gebruik van onze website te meten (zie verder).
Wil je liever niet dat wij cookies opslaan op je computer?
Ofwel klik je op ‘weigeren’ op je openingsscherm. We plaatsen dan enkel de noodzakelijke cookies op je toestel. Die zijn nodig om je op de website te bewegen en de functies ervan te gebruiken.
Er zijn ook andere opties: je kan je internetbrowser zo instellen dat cookies niet worden geaccepteerd, dat je een waarschuwing krijgt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat de cookies nadien van je harde schijf worden verwijderd. Dat kan je doen via de instellingen van je browser via de helpfunctie.
Let op: bepaalde grafische elementen zullen niet correct verschijnen of bepaalde applicaties zullen niet werken zonder cookies. Je moet social en marketing cookies aanvaarden als je op onze website inhoud van volgende derde partijen wil zien: Youtube en Google maps.
Matomo Analytics
Deze website maakt gebruik van Matomo Analytics en Matomo Tag Manager. Dat programma gebruikt cookies om de website te helpen analyseren: hoe gebruikers de site gebruiken of om rapporten over de website-activiteit te maken voor Atlas.
Deze cookie genereert informatie over je gebruik van de website (met anonimisatie van het IP-adres) en Matomo slaat die info op, op servers in Nieuw-Zeeland. Volgens het adequaatheidsbesluit met de Europese Commissie gebeurt de uitwisseling volgens de Europese normen van de GDPR. Matomo zal je IP-adres niet combineren met andere gegevens die Matomo heeft. Matomo geeft deze informatie niet door aan derden. Als je cookies aanvaardt, geef je toestemming aan Matomo om die informatie te verwerken op de manier en voor de doelen zoals hierboven staat beschreven.